Nous aborderons aujourd’hui la communication interne liée à une assemblée générale d’association loi 1901. Vous serez surpris de trouver des  pistes pour exploiter cette obligation légale dans votre communication externe.

 Ce que vous ne trouverez pas ici

 

Faute de temps, je m’astreint à des choix stricts concernant les ressources que j’écris pour vous. Je préfère  vous apporter ce que vous ne trouvez pas ailleurs, sur Internet en particulier. La choup-news et le Choup-blog sont donc hyper ciblés sur la communication des associations loi 1901, de manière inédite d’ailleurs. Par la force des choses, j’exclue donc de cet article deux types d’approches.

 

Pas de courriers types

 

Sur internet, je vois énormément de demandes pour des modèles type de convocation, de bulletin de vote ou de compte-rendu pour l’assemblée générale d’une association loi 1901 Du coup, on trouve aussi énormément de propositions de documents à télécharger.

Aucun d’eux ne sera parfaitement adapté à votre association.

Vous devrez malheureusement les réécrire. Certes le travail de réflexion et les références aux articles de loi etc… sont déjà prêts.

Ma question est : avez-vous VRAIMENT besoin de ces documents pré-formatés?

Une  petite association loi 1901 a rarement l’occasion d’être procédurière, dans le sens de chipoteuse.

La recherche et l’adaptation des modèles prendront surement plus de temps que d’écrire vous-même vos propres documents, en suivant votre bon sens. Pensez que votre première version servira de modèle parfaitement adapté pour les années suivantes. Vous l’améliorez au fur et à mesure des besoins.

 Pas de consigne sur la procédure

 

De la même façon, je vois passer beaucoup de questions sur les délais légaux et le mode de convocation, ou sur le compte du nombre de voix, le calcul du quorum et les formalités liées au déroulement de l’assemblée. .

Ne cherchez pas sur Internet !!

La réponse, la seule qui soit valable, se trouve dans la rédaction des statuts depuis la création de votre association loi 1901. Tout est là pour définir le fonctionnement de l’association.

Si l’information n’y figure pas, c’est que vous devez envisager une mise à jour de vos statuts.

Et là, éventuellement, vous pouvez aller voir sur Internet ce qu’il se fait habituellement.

Encore une fois, ma question est : en avez-vous vraiment besoin ??

En effet, votre association n’a pas obligation de copier sur les autres. Comme toute structure indépendante, libre et démocratique, ses choix  peuvent être très différents des habitudes des autres associations loi 1901. Par chance, les cadres légaux soient très larges alors n’inventez pas des limites inutiles et décidez selon le bon sens, comme d’habitude.

 

 

 Communication interne pour assemblée générale

 

Bien sûr l’assemblée générale est un moment fort de la vie associative. En réalité, seulement pour les membres de l’association qui sont à jour de leur cotisation !

Voilà, un rendez-vous obligatoire qui peut prendre des allures de fête de famille si  vous y mettez plus de relationnel que de procédures. Certaines étapes sont obligatoires, d’autres facultatives. Voyons ensemble.

 La préparation d’une assemblée générale pour association loi 1901

 

En tant que présidente d’association, ma préparation d’assemblée générale dure toute l’année, au compte-goutte.

Tout simplement, j’ai un document où je note  au fur et à  mesure ce qui concerne la future assemblée générale pour mon association loi 1901

=> Des informations générales à partager

=> les actualités fortes

=> les questions diverses que l’on m’a posées  au hasard d’une conversation

Ainsi, quand arrive  le moment de rédiger la convocation et l’ordre du jour, je n’ai pas besoin de réfléchir. Pas de risque non plus d’oublier quelque chose d’important. Il ne me reste plus qu’à mettre en forme.

Néanmoins, environ six semaines avant, je rappelle à tous les adhérents  que l’assemblée générale de notre association loi 1901 arrive bientôt.

=> Quel sujet particulier veulent-ils aborder ?

=> ont-ils des questions sur la gestion courante?

=>qui a envie de s’investir activement sur une mission précise ?

=>souhait en investissement matériel à signaler

Nos animatrices, en tant que prestataires, n’ont pas de droit de délibération ni de vote. Pour autant, je leur demande toujours leur avis et leur ressenti par rapport à leurs  groupes. Nous en profitons aussi pour préparer la rentrée suivante (tarifs, horaires, matériel.)

 

.Le contexte convivial

 

Spontanément on envisage une assemblée générale pour  association loi 1901 comme une réunion banale avec salle et multitude de chaises.

Le nombre de personnes présentes détermine la disposition.

Faites en sorte de privilégier la communication directe. En effet, les gens  s’adressent toujours à ceux qui sont face à eux.

Si toutes les chaises sont tournées dans le même sens comme dans une salle de spectacle, les membres présents s’adresseront essentiellement à la personne devant (président ou autre coordinateur). Pour des grands effectifs, vous n’avez pas vraiment le choix.

En revanche si les chaises sont tournées l’une vers l’autre autour de tables disposées en U ou en carré, les gens parleront entre eux, à ceux qui sont en face d’eux en plus de leurs voisins. Cette disposition conviviale est possible seulement pour de petites assemblées. Sinon, vous prenez le risque de perdre votre auditoire dans le brouhaha.

 

L’assemblée générale d’une association loi 1901 peut aussi être envisagée dans un cadre plus convivial que la salle de réunion:

 

Repas ou collation

  • repas dans vos locaux avec une préparation commune ou les services d’un traiteur
  • repas dans un restaurant avec un menu unique ou un buffet

Evenement de grande ampleur

  • évènement interne. Exemple du club de « coccinelle Volkswagen » de  ma région, qui profite de leur assemblée générale d’association loi 1901 pour organiser un grand rassemblement de véhicules de collection. Dans la journée, ils exposent leurs voitures au public, et en soirée quand ils sont entre eux, ils tiennent leur assemblée.
  • évènement externe. Exemple des « amis du château » de mon village qui organisent un marché de noël dans le grand salon d’apparat. Bien sur les exposants paient leurs stands. Les visiteurs sont à la fois le grand public qui vient faire ses emplettes et les adhérents qui arrivent en soirée pour l’assemblée générale de leur association loi 1901.

Toutes ces formules présentent l’inconvénient de doubler le travail d’organisation : le contexte convivial + l’assemblée générale. Ce n’est possible qu’avec des équipes très mobilisées où un coordinateur diffèrent gère chaque objectif.

 

 La convocation des adhérents

 

Certaines informations doivent absolument figurer dans le texte de la convocation en précisant le numéro du paragraphe de référence dans les statuts de l’association

=> date et heure

 

=> lieu de réunion. Si l’assemblée générale de votre association loi 1901 se tient à distance en visio-conférence, vous le précisez tout simplement.

 

=> les modalités de suffrage définies par vos statuts associatifs: condition pour être votants, techniques disponibles, nombre maximum de pouvoirs, calcul du quorum. Si les statuts ne précisent pas un de ces points, vous ne mentionnez rien.

 

=> l’objet du jour. Je vous conseille de rester sobre avec des intitulés passe-partout comme:

  • rapport moral et rapport financier  de l’année écoulée
  • prévisions pour l’année à venir
  • questions courantes
  • élection du nouveau  bureau des représentants

Voilà le minimum.

 

Mais votre vie associative ne se résume pas à la  sècheresse d’une formule administrative. Un petit mot du président crée un lien  avec les adhérents. Cette mise en valeur les remet à leur place de décisionnaires.

Ceci est d’autant plus important, si votre association autorise les votes par correspondance. Dans ce cas les  votants ont besoin d’informations pour prendre leur décision. Votre convocation devra alors présenter de manière succincte chacun des points qui sont à l’ordre du jour. Les questions courantes seront exprimées de manière simple et claire. Les candidats devront être nommés, en précisant si besoin le poste espéré.

 » Le bulletin de vote par correspondance

 

Joignez ce document à la convocation de l’assemblée générale de votre association loi 1901 uniquement si le vote par correspondance papier est prévu dans les statuts.

Les mentions nécessaires concernent l’identification du vote :

=>  nom de l’association et date de l’assemblée

=> date limite pour renvoyer le  bulletin ainsi que l’adresse de regroupement des bulletins

=> coordonnées du votant

=> signature du votant OBLIGATOIRE

Ensuite, les questions soumises à vote sont résumées en une phrase chacune et suivies des réponses possibles sous différentes formes :

=> Un choix binaire:

oui / non ou d’accord / pas d’accord ou pour /contre pour une décision ou l’élection du bureau

 

=> Un choix parmi plusieurs propositions :

montant de l’adhésion (plusieurs sommes au choix), investissement matériel (plusieurs achats au choix) etc…

 

Vous pouvez prévoir une réponse « ne se  prononce pas » à chaque question mais l’absence de réponse peut faire office.

 

 La délégation de pouvoir

 

Là aussi, référez-vous à ce que les statuts prévoient au sujet du vote par procuration. En particulier la limite de pouvoirs pour une seule personne. Ce point est très fortement recommandé pour éviter un coup d’état par une personne qui collecterait une majorité simple de pouvoirs.

Joindre ce document à la convocation facilite la tâche aux adhérents.  Certains n’osent pas écrire sur un papier libre ou ne pas savoir comment formuler leur déclaration.

 

L’identification du mandataire et de son représentant légal est prioritaire

=> l’association

=> l’assemblée

=> la personne qui délègue son pouvoir de vote

=> la personne qui bénéficie de la délégation

 

N’ayez pas peur que cela incite les gens à ne pas venir. Leur offrir la possibilité de voter à distance et / ou de déléguer un pouvoir ne change rien à leur implication individuelle. De toute façon, ils ne seraient pas venus. Au contraire ces documents augmentent la représentativité de l’assemblée générale d’une association loi 1901. Ils donnent plus de crédit aux décisions prises. Procéder ainsi est d’autant plus intéressant si la limite du quorum empêche souvent la tenue de l’assemblée.

Les adhérents les plus  investis auront à cœur de remplir un bulletin de vote même s’ils envisagent d’être présents à l’assemblée générale de leur association loi 1901. Ainsi, en cas d’absence imprévue à la dernière minute (accident, maladie, urgence de la vie etc..), leurs choix seraient exprimés et leurs votes assurés.

 

Deux documents complémentaires.

C’est-à-dire que d’un côté, le bulletin de vote  par correspondance sert pour ce qui était prévu (questions ordinaires  et élection du bureau). Et de l’autre côté, le pouvoir délégué sert pour un vote improvisé à l’issu d’un débat. Il va de soi que le pouvoir délégué n’annule pas les choix exprimés par le bulletin de vote de la même personne.

 

L’assemblée générale elle-même

 

Je vous passe les  détails du déroulé administratif d’une assemblée générale dans une association loi 1901. La feuille de présence, le président de séance, le procès-verbal, la discussion pour expliquer la grille de tarif,  etc… Seule la communication m’intéresse.

Le contenu et la forme.

 

Le contenu reprend l’ordre du jour

Reprenez les sujets indiqués dans la convocation mais de manière plus détaillée. Surtout pensez à ouvrir le dialogue avec les personnes présentes.

Par exemple, interrompez-vous pour leur poser une question ou leur demander leur avis.

Individuellement et collectivement, en sachant  que  vous obtiendrez plus de réponse en vous adressant à une personne précise. A vous de changer d’interlocuteur d’une fois sur l’autre.

A l’occasion de votre présentation, expliquez l’importance de telle ou telle particularité du fonctionnement de votre association. Comprendre l’impact d’un évènement interne ou externe permet de  mieux appréhender la réalité associative. De la sorte, les décisions seront prises de manière éclairée. Je vous assure que les adhérents s’impliquent plus comme bénévole actif s’ils se sentent concernés et  surtout inclus dans les décisions collectives.

Comme évoqué dans l’article sur « les relations toxiques dans une association » : l’information c’est le pouvoir.

Or, le pouvoir d’une association est partagé de manière démocratique.

En toute logique, l’information doit être la plus transparente possible.

 

La forme doit être fluide et agréable pour les auditeurs.

Je vous conseille l’utilisation d’un vidéo projecteur pour afficher en grand format les différents documents. Une série de chiffres telle que le bilan financier est beaucoup moins rébarbative à lire qu’à écouter. Si votre association n’a pas la chance de disposer de vidéo projecteur ou équivalant, voyez avec la mairie si elle en a un à vous prêter. Demandez à une autre association de vous rendre ce service. Au hasard, demandez au club d’informatique ou au club photo.

Autre avantage de la vidéo-projection;  vous n’avez pas besoin de lire vos notes puisque les points clefs s’affichent en grand sur l’écran. Du coup, il est plus dynamique pour le déroulé de l’assemblée générale de votre association loi 1901, que l’orateur se tienne debout à côté de l’écran plutot que de rester assis derrière l’ordinateur source.

Quelque soient vos compétences en matière de prise de parole en public, le président n’est pas la seule personne à parler. Chacun, élu ou bénévole actif, est susceptible de présenter ou commenter la partie correspondante à sa mission. Quand le trésorier explique les comptes annuels, une certaine logique collective est en œuvre.

 

 Le compte-rendu

 

Cela reste un mystère pour moi : pourquoi la plupart du temps, les associations n’envoient pas le compte-rendu de l’assemblée générale à tous leurs adhérents ?

Je soupçonne que ce document soit réduit à sa stricte fonction légale.

Alors qu’en fait, le compte-rendu est une occasion en or de diffuser une communication interne à grande échelle !!

Un courrier du président rappelant les valeurs constitutives de l’association motive de simples adhérents à s’engager comme bénévole actif.

Par ailleurs, il est évident que  chaque  membre de l’association a besoin de connaitre les décisions qui ont été prises suite aux débats. Etre absent à l’assemblée générale de l’association loi 1901 n’est pas un motif suffisant pour être privé d’information.

Si vous envoyez le compte-rendu de l’assemblée générale par courrier, glissez dans l’enveloppe, le nouveau bulletin d’adhésion ou un bon de commande pour les produits  dérivés au logo de l’association. Ils incitent les adhérents à renouveler leur  engagement.

 

 Communication externe

 

Après l’assemblée générale de votre association loi 1901, il est temps de mettre en place votre communication externe à son sujet. Une partie de ce travail est obligatoire, et l’autre est facultative. Mais bien sûr, je vous recommande vivement de donner suite aux deux !

 

L’administration en priorité

 

Vous avez trois mois après l’assemblée générale d’une association loi 1901 pour envoyer le compte-rendu à l’administration. Votre compte-rendu résume celui que vous avez envoyé aux adhérents :

=>nombre de participants présents et représentés versus le nombre total d’adhérents

=> les décisions dans les grandes lignes

=> le bilan financier dans les items principaux

  • différents revenus : adhésion, animation, ventes, subvention
  • dépenses par catégorie : fonctionnement, actions sociales et solidaires, investissement, éventuel salaires etc.

=> le bureau élu, qu’il soit nouveau ou maintenu dans ces fonctions.

En mairie, cela suffit.

En préfecture vous devez aussi joindre le CERFA N° 13971*03

 

 Blog, réseau sociaux et presse

 

Voici mon sujet de prédilection : aider les associations loi 1901 à se faire connaitre. Ce qui implique de ne jamais rater une occasion de parler de votre actualité.

Ne sous-estimez pas l’intérêt d’une assemblée générale d’association loi 1901.

Considérez cette formalité comme est un évènement (en interne) et une actualité (en externe).

Donc la communication sera du même ordre que pour une animation exceptionnelle : un article sur le blog de l’association, à partager sur les réseaux sociaux et à envoyer à la presse. Cette dernière aura besoin d’une photo avec des humains. Donc n’oubliez pas de prendre des photos pendant l’assemblée générale de votre association loi 1901 : des photo de groupe  de la salle avec les participants, sans oublier le bureau élu.

Que dire dans cette communication externe ?

Le premier objectif est de faire savoir que l’assemblée générale de l’association loi 1901 a eu lieu. Soyez simple et naturel :

« Samedi dernier, les adhérents de l’association xxx se sont réunis pour l’assemblée annuelle ».

Bien sûr, si vous n’étiez que trois présents, vous oubliez de le préciser!

Mais si vous étiez relativement nombreux par rapport à votre équipe, n’hésitez pas à le signaler « les 2/3 des adhérents étaient présents pour écouter le bilan de l’année écoulée et prévoir celle à venir ».

A ce moment-là, vous expliquez brièvement vos activités / animations / actions. Si votre équipe a besoin de bénévoles c’est le moment d’en parler. Et si vos activités ont besoin d’adhérents, vous rappelez la présence de votre structure au futur forum des associations. Il va de soi, que les deux informations cohabitent et se complètent sans aucun problème.

Puis vous concluez sur le bureau élu.

Et là, je vous entends tous dire d’une même voix « Ne pas oublier les coordonnées de contact »!!

 

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