Bulletin d’adhésion : Utilisation des données personnelles

Depuis Internet et les abus de certaines entreprises, prononcer l’expression « utilisation des données personnelles » suffit à soulever une polémique. C’est un sujet sensible où chacun a sa théorie et ses méthodes pour se protéger de l’escroquerie. Mais c’est oublier qu’il n’y a pas qu’Internet et qu’une utilisation des données personnelles peut être aussi source de lien social. En particulier au sein du monde associatif à partir du traditionnel bulletin d’adhésion rempli chaque année.

En tant qu’adhérente de différentes associations, je m’interroge parfois sur les informations demandées dans la fiche d’inscription alors que je sais qu’elles ne seront jamais utilisées.
Je ne parle, même pas de la « profession des parents », alors que les miens sont retraités depuis plusieurs décennies et que ça fait longtemps que leur profession n’influence plus ma vie, et encore moins mes activité de loisirs….

Quelle utilisation des données personnelles peut apporter une avancée significative dans la vie associative, en particulier la communication interne ou externe? Après avoir franchi la barrière délicate pour expliquer la grille de tarif de votre association, voici une personne prête à rejoindre votre association. Quelles informations utiles demander sur le bulletin d’adhésion ?

Les limites pour une utilisation des données personnelles

Commençons par éliminer tout ce qui est interdit en utilisation des données personnelles.

Il est formellement interdit de vendre ou divulguer à un tiers ou d’utiliser à des fins commerciales des données personnelles sans en avoir eu l’autorisation de la personne concernée. Cela serait considéré comme un abus de confiance moral en milieu associatif.

Donc vous ne pouvez pas donner/prêter/vendre le fichier de vos adhérents actuels ou passés à une entreprise, une animatrice ou une autre association qui voudrait « juste » les contacter pour leur proposer quelque chose, même bon pour eux.

Ils vous ont confié leur données personnelles à vous, pas à cette autre structure.

Cela vaut que le bulletin d’adhésion soit en  version papier et/ou digitale

Nous ne parlerons ici que d’un usage bienveillant et désintéressé dans le seul but d’améliorer le lien social en interne ou la communication collective. De manière générale, une utilisation modérée et réléchie de votre fichier contact vous éviterez de répandre trop vite une fausse nouvelle sur Internet à tous vos adhérents.

Dans tous les cas, vous devez prévenir la personne qui remplit son bulletin d’adhésion de cette utilisation des données personnelles et vous tenir à ce qui est prévu et surtout à ce qu’elle vous a autorisé.

Voir ou revoir les limites imposées par le RGPD. 

Ce qui est utile sur la fiche d’inscription

Que ce soit pour les prix ou le bulletin d’adhésion, je milite pour la simplicité.

Ne sont nécessaires au bon fonctionnement de l’association que l’identité et l’adresse de l’adhèrent. Pour les mineurs, leur date de naissance et l’éventuelle autorisation de départ seul complètent la fiche d’inscription.

Considérons maintenant une utilisation des données personnelles de manière générale.

Le numéro de téléphone

IL devient difficile de vivre sans téléphone. Cette information n’est pas obligatoire mais la demander sur le bulletin d’adhésion est légitime. Le fixe ET le portable. Pour ce dernier, vérifiez auprès de la personne si elle s’en sert réellement et notez-le numéro que si c’est le cas.

En effet, nombre de personnes âgées ont un téléphone portable pour appeler quand ils partent en voyage ou « en cas où » mais ne s’en servent jamais entre temps.

Quel que soit le type de téléphone, il vous permet bien sûr de prévenir en cas d’urgence. Quand tous ou une majorité des participants utilisent leur portable, vous pouvez organiser votre répertoire par groupe pour leur envoyer à tous le même message en une seule fois.

Je vous recommande de faire référence à votre association dans le nom que vous notez sur le répertoire. Par exemple « tricot / Cathy » ou « bénévole / Fred ». Ainsi il vous suffira de chercher « tricot » ou « bénévole » pour trouver TOUTES les personnes correspondantes. Alors que votre association compte peut-être plusieurs Catherine et que le nom de famille peut vous échapper dans un moment de fatigue ou d’urgence.

Surtout appliquez-vous à écrire des textos concentrés sans les multiplier inutilement. Rien de pire que de recevoir 5 SMS, donc 5 notifications, pour lire un message qui tient en une phrase :

« Salut (bip)

…je voulais te demander… (Bip) 

…si tu es dispo… (Bip) ..

besoin d’aide à la kermesse (bip)

….T OK ?? …(Bip)»

Vous avez moins de risque d’énerver avec 1 seul SMS « stp peux-tu aider à la kermesse ? »

Adresse postale et commune

L’adresse indiquée sur le bulletin d’adhésion est celle de référence pour toute la correspondance liée à la vie associative, en particulier la convocation à l’assemblée générale et l’envoi de son compte-rendu. Cette utilisation des données personnelles est normale et légale. Donc pas besoin d’autorisation.

En revanche, je vous propose quelques pistes pour en tirer parti.

Cibler la zone de communication

Il est utile d’établir une carte d’achalandage. Vous déterminerez de quel quartier ou communes avoisinantes, viennent les adhérents de votre association.  Vous pourrez ainsi mieux cibler votre communication publicitaire soit en renforçant là où vivent vos 1ers adhérents ou au contraire en élargissant à des zones où vous n’avez pas encore de public.

Vous pourrez aussi prendre contact avec les correspondants de presse de votre zone  cible pour leur envoyer l’actualité de votre association et faire connaitre vos activités localement.

Ouvrir des antennes délocalisées

Des statistiques geo-démographiques à partir du bulletin d’adhésion, peut vous révéler qu’un groupe important de vos adhérents vient d’une même zone éloignée de votre lieu habituel d’activités. Vous vous en doutiez surement, mais cette utilisation des données personnelles vous le confirme de manière chiffrée.

Il y a donc de la demande pour votre activité près de chez eux ?

Soit vous délocalisez cette partie de vos activités et développez votre association en vous rapprochant de votre cible. Un sous-groupe peut vite devenir un 2^e groupe.

Soit vous prenez le risque qu’une autre association concurrente s’installe à cet endroit et que  vos adhérents vous quittent pour aller au plus près pour eux.

Elargir les demandes de subventions

IL n’y a aucune garantie mais cela vaut le coup d’essayer : joindre cette carte et la liste de vos adhérents à une demande de subvention auprès des communes où vivent vos adhérents. Ils payent des impots locaux, ils peuvent bénéficier d’aide dans leurs activités. Ceci est surtout valable en milieu rural, et surtout si aucune structure équivalente à la votre est installée dans leur commune d’habitation.

En prouvant une grande zone d’influence, vous pouvez aussi appuyer une demande de subvention auprès d’une entité plus large que  votre commune ou arrondissement: la communauté de communes, le canton etc…

Date de naissance

C’est une information obligatoire sur un bulletin d’adhésion, en complément de l’identité. Une sorte de double controle en cas d’homonyme.

Fêter les anniversaires

Avec l’autorisation de l’adhèrent, vous pouvez afficher son nom sur un calendrier perpétuel des anniversaires dans le hall d’accueil de l’association. Ainsi tout le monde aura l’information et pourra lui souhaiter un bon anniversaire le jour J.

D’ailleurs, une sélection de modèles est toute prete dans le tableau Pinterest de Choup.online, « aménager un local associatif / accueil et panneau d’affichage « .

En programmant un rappel sur le téléphone de l’association, le bénévole communication pourra aussi envoyer à chacun un gentil message le jour de son anniversaire. Le message peut être très passe-partout et copié-collé depuis un bloc-notes. En la matière, c’est plus l’intention qui compte.

Pour les enfants, vous pouvez aussi prévoir un gouter ou un petit cadeau en lien avec votre activité.

Voilà une utilisation des données personnelles qui devrait profiter d’un crédit sympathie sans problème. Idéal pour créer du lien social facilement.

Année de naissance

Il ne s’agit pas d’être indiscret envers les vieilles dames. Si elles mentent de quelques années, ce n’est pas grave.

L’objectif de cette information est d’établir un age moyen par groupe ou pour l’ensemble de l’association. Votre communication pourra être construite sur cette utilisation des données personnelles.

C’est du vécu :

en compilant les fiches d’inscription, j’ai découvert que l’age moyen de mon club tricot était de 53 ans seulement. Nous avons alors cassé l’image « club de mamies » en mettant en valeur les futures et jeunes mamans qui faisaient baisser la moyenne. Une chose entrainant l’autre, nous avons aussi installé un coin puériculture pour qu’elles puissent venir avec leur bébé ou jeune enfant.

Demander l’adresse mail

Encore plus que le téléphone portable, vérifiez si la personne utilise vraiment sa messagerie avant de noter son adresse mail sur le bulletin d’adhésion. Inutile d’envoyer un mail sans certitude qu’il arrive à bon port.

Certaines personnes n’ont pas internet ou pas vraiment de messagerie. Ce n’est pas grave. Ne vous privez pas de ce media pour autant : il y a bien des absents aux réunions réelles, pourquoi il n’y aurait pas des absents dans votre liste de mail ?

Transmettre toute l’actualité de l’association en temps réel auprès de vos adhèrents est une bonne utilisation des données personnelles en 1ere intention.

=>appel à bénévoles ponctuels pour une animation

=>attribution de la subvention municipale

=>réception d’un  don matériel important

=>bilan humain et financier d’une animation

=>le lien des articles publiés sur le blog.

Encore plus qu’une conversation de groupe, les mails peuvent vous éviter les réunions à répétition. L’outil magique qui complète la messagerie est le  site « Doodle ». Il vous permet de créer des  sondages avec des questions portant sur la vie quotidienne.

Exemple 1:

Pour la préparation du forum qui sera là pour : l’installation / le stand du matin / le stand de l’aprèm / le rangement ?

 

 

 

Exemple 2:

Pour la buvette, qui apporte : des crêpes / des tartes salées / des tartes sucrées / des boissons chaudes/ etc.. ?

Le bonus est important en terme d’organisation.

En effet, au moment de voter, chacun voit aussi les réponses déjà cochées par les autres. Ils vont en tenir compte pour leur propre réponse. Vous recevez leur réponse nominative et leur éventuel changement d’avis en temps réel.

Pour les mails, comme pour le téléphone, votre utilisation des données personnelles doit respecter la vie privée et la tranquillité de  vos adhérents. Vous avez envoyé un message, certes, mais travail / vie de famille / problème personnel peuvent les empêcher de le recevoir. Pas la peine de les harceler ou de les invectiver « tu n’as pas répondu !! ».

-èz Le pseudo sur réseaux sociaux

Evidemment avec les téléphones portables actuels, on peut aussi utiliser les réseaux sociaux dans leurs options « groupe de conversation ».

Messenger, WhatsApp, Instagram… le choix est vaste !

La fiche d’inscription, peut demander pseudo et réseau social le plus souvent utilisé. Suite à cette enquête, pour une utilisation des données personnelles efficace, adaptez-vous à votre équipe.

Vous pouvez ainsi mettre en place un échange en temps réel entre personnes d’intérêt commun au sein de l’association: les élus, les animateurs, les participants… N’ayez pas peur de « perdre pas du temps sur les réseaux sociaux ». IL ne s’agit pas jouer à CandyCrush, mais de réduire le temps perdu à appeler tout le monde un par un ou éviter des réunion pour des détails.

Scène vécue:

Une association m’a invitée à une réunion en prévision d’une collaboration.

Sur place, il n’y avait quasi personne et le seul objet était la date de la réunion préparatoire.

Une 1/2h + aller-retour pour çà?!!… sérieux?!

.

1/ j’ai trouvé celà d’aucune efficacité.

2/ et irrespectueux du temps, forcement précieux, des personnes présentes.

3/ pas etonnant que les adhérents ne savent pas s’il est important d’assister à la réunion

.

Ne croyez pas « faire du relationnel » avec ce genre de réunion inutile en sortant les violons pleurnichards « au moins c’est l’occasion de se voir« . Si vous voulez créer / maintenir / resserrer les liens, prévoyez de préférence un moment spécial. Pourquoi pas des animations interne pour créer des souvenirs communs très forts?

 

Aucune émotion humaine dans un dialogue de type « mercredi 20h ou Jeudi 9h40?…ah non, je peux pas, j’ai aquaponey« .

Cette utilisation des données personnelles ne peut se faire qu’avec l’accord des intéressés. Prévenez-les avant de les intégrer au groupe de conversation. Vous donnerez d’ailleurs un titre significatif à celui-ci pour que chacun l’identifie sans problème.

Vérifiez pour vous-même et expliquez aux autres, comment régler les paramètres de notification pour ne pas être dérangés en permanence. Chaque participant verra les messages seulement quand il sera disponible.

Pour ma part, j’ai ainsi des conversations de groupe qui fonctionnent en permanence depuis des mois. Les liens qui se créent sont très forts.

Genre féminin ou masculin

Vous n’êtes pas obligé de demander, la plupart du temps, l’observation suffit pour remplir cette partie de la fiche d’inscription. A part certaines associations dont c’est la cause, la question ne tient pas compte des préférences sexuelles ou des modifications de genre.

Le but est d’adapter votre communication, vos équipement et vos actions selon la répartition hommes / femmes.

C’est tout!!

Cette donnée est strictement statistique. Au meme titre que le religion ou le régime alimentaire. Si cela ne change rien pour votre organisation ou votre communication, vous ne demandez pas.

Selon votre mission, vous pouvez affiner et demander plus d’informations.

A condition

1/ de vous en servir à bon escient

2/ d’en tirer une leçon qui fait avancer l’Association.

Vous pouvez très bien demander « thé ou café » si vous envisagez l’installation d’un distributeur de boissons chaudes. Mais inutile si vous n’avez même pas la place d’une bouilloire.

Dans tous les cas, n’oubliez jamais qu’aucune utilisation des données personnelles  est possible sans l’autorisation  de la personne concernée.