Dans le cadre associatif, la prévention des conflits passe surtout par une organisation ciblée et consentie. Cet article vous présente des cas concrets de problèmes réellement rencontrés. Esperant que les pistes de solutions proposées vous inspireront pour vous éviter de provoquer des situations conflictuelles dans votre association. Par delà, les exemples, retenez l’état d’esprit qui mène à l’apaisement.

 

Imaginez la scène :

Un charmant chérubin mange des frites avec ses mains, toutes barbouillées de ketchup.

Les 2 parents se disputent : lui voudrait que cet enfant apprenne les bonnes manières et mange proprement. Elle voudrait que le repas soit un moment de plaisir sans contrainte. Tous les 2 veulent une même et seule chose : le bonheur de leur enfant !

 

On ne divorce pas pour une poignée de frites… (Quoique ?). Alors ils vont surement finir par se mettre d’accord pour désamorcer les conflits: « Toi tu gères le rangement de la chambre, moi je m’occupe des repas ». Je vous recommande cette vidéo hilarante sur le sujet des accords parentaux et la prévention des conflits autour de l’éducation des enfants.

 

Rappelez-vous cette scène à chaque fois que la tension monte dans votre association loi 1901. Nous pourrions l’appeler « la guerre des frites« . Elle vous permettra de prendre du recul avant de claquer la porte… ou un autre bénévole!

 

prevention des conflits syndrome des frites chouponline

 

 

Une association est comme une grande famille.

 

Dans une association loi 1901, chacun vient avec son caractère, son éducation (ou pas), son expérience, les valeurs de son milieu et de sa génération. La présence de personnalités difficiles, comme des manipulateurs se cumule avec les mélanges socio-culturels. Ainsi la vie associative peut vite générer des tensions au sein de l’équipe. Rappelez-vous ce cas de « relation toxique dans le monde associatif » vécue par une Choupy. Cependant tous les membres de l’association ont un point commun: l’objet même de l’association, c’est à dire la cause pour laquelle chacun s’est engagé.

Voilà une bonne raison de se mettre d’accord et d’anticiper la prévention des conflits.

 

Pourquoi est-on là ?

Quelle que soit l’association, il faut toujours se souvenir de 2 points essentiels et les répéter comme des mantras dans chaque moment de la vie associative.

=> L’objet de l’association :

animer le quartier, sauver les animaux, collectionner des timbres…ON EST ENSEMBLE POUR CE BUT COMMUN.

 

=> Etre bénévole n’est pas une obligation ni un sacerdoce, TOUT LE MONDE DOIT SE FAIRE PLAISIR DANS SA MISSION.

 

éviter conflit association chef chouponlineC’est qui le chef ?

 

Rappelons si besoin en est, que le président et les autres membres du bureau ne sont que les représentants des adhérents. Etre élus, ou fondateur, ne leur donne pas les pleins pouvoirs. En revanche ils ont un devoir de médiation. De sorte que leur rôle de manager est important pour la prévention des conflits. Biensur, les décisions prises par l’ensemble du groupe doivent être mises en œuvre par les dirigeants de l’association. Ils sont élus  pour cela, même si la décision leur déplait et qu’ils y étaient opposés. C’est le principe même de la démocratie: la majorité décide. Dans ce cas, les désaccords et insatisfactions peuvent entrainer des conflits plus profonds.
Le bon sens voudrait aussi que les conseils et avis des personnes compétentes aient plus de poids que celui de ceux qui ont du caractère ou de l’autorité mais pas forcément l’expérience. Un travail d’équipe de qualité se construit sur des relations positives et une communication non-violente, voir bienveillante. Néanmoins la réalité des relations interpersonnelles ne garantie pas cette logique de compétences. Souvent les émotions et les ego mal placés provoquent des conflits d’intéret.

 

 

 

Quelques pistes d’organisation en prévention des conflits.

 

Bien définir l’objet et les valeurs de l’association.

 

éviter conflit association choix chouponline

La gestion de l’association et la prévention des conflits, nécessite de se poser les vraies questions: « comment / avec quels moyens / pour qui / avec qui ? ».

Voici par exemple un cas que j’ai rencontré pendant un coaching personnalisé.

« On veut animer le quartier » ne suffit pas prévenir les conflits:
Certains voulaient faire des animations gratuites avec les moyens du bord, éventuellement des matériaux de récupération. Mais tout le monde n’a pas le cœur à quémander auprès du public, des commerçants ou des entreprises.
D’autres bénévoles voulaient organiser des ateliers dans des situations confortables avec une garantie sur la qualité et la quantité des fournitures. Ce qui suppose un atelier payant … et voilà déjà des questions supplémentaires  au risque d’aboutir à un conflit de points de vue.

 

 

éviter conflit association tirelire chouponlineAteliers payants à la base des conflits
• animé par un bénévole ou par un professionnel ?
• Le bénévole est dédommagé ou pas ? si oui, pour quoi : Le matériel fourni ? le carburant de ses déplacements ?

Que faire de l’argent gagné au centre du conflit
o Constituer une petite réserve pour payer les charges fixes et les fournisseurs qui ne font pas crédit lors d’une grosse manifestation. En effet, si un petit producteur local, pourra vous faire confiance pour une caisse de vin. En revanche, le supermarché ne vous fera pas crédit pour 150 assiettes en carton et un caddy de Coca-Cola.
o Investir dans un gros équipement : une friteuse industrielle, un vidéoprojecteur, etc…
o Offrir aux adhérents une animation exceptionnelle et gratuite pour eux mais pas pour l’association qui devra payer les fournisseurs de la prestation: sortie, spectacle, repas etc…

Pour limiter les conflits, il est indispensable de bien poser ces fondements avant toute action. Etre d’accord demande une volonté de conciliation en amont de la mise en oeuvre.

 

On est une équipe.

 

On communique

éviter conflit association communiquerUne de mes amies va peut-être claquer la porte de son association culturelle.
Elle en a marre de la grande improvisation à chaque atelier : elles sont 2 bénévoles à prendre les inscriptions. La source de conflit niche dans le manque de concertation et le non suivi du nombre de places disponibles. Au final, 1 seule bénévole (ma copine!) s’est retrouvé à gérer 16 enfants pendant un atelier prévu pour 10. Il est évident qu’une telle situation de crise ne peut que générer des conflits. La conséquence à long terme est une situation de fragilité pour l’association qui ne tient pas compte des alertes précoces et ignore l’escalade conflictuelle.

Plusieurs pistes d’amélioration en prévention des conflits:
• 1 seule personne note les réservations.
• Le nombre de réservations est partagé entre les personnes qui les enregistrent.
• On communique : à l’heure des mails / SMS / téléphone illimités, il n’y a AUCUNE excuse pour ne pas s’informer mutuellement des dernières inscriptions.

 

On respecte le travail des autres.

éviter conflit association respect chouponline Une autre association de mon village est la grande spécialiste de la distribution désordonnée de prospectus : en réunion, il est convenu que le responsable associatif ira chercher les prospectus (supers beaux) chez l’imprimeur et les partagera entre bénévoles. Ensuite chacun d’eux distribuera dans la zone qui lui a été attribuée. Comme cela, tout est parfait.

MAIS….IL y a toujours des impatients pour photocopier eux-mêmes (en moche) des prospectus. Sans anticiper les conflits que cela peut provoquer, ils les donnent à leurs copains bénévoles. La situation devient difficile quand en plus, ils les distribuent chez leurs commerçants favoris sans tenir compte de ce qui avait été prévu. Cette distribution anarchique provoque des doublons, des oublis, des embrouilles ! Forcément, les conflit éclatent régulièrement et  à force de faire face à des conflits répétitifs, la motivation s’étiole. Ne parlons même pas de l’esprit d’équipe, qui de tout évidence manque dès le départ.

Choup-conseils pour minimiser les conflits:
• On respecte la répartition des taches sans prendre le risque de vexer les autres.
• On s’en tient à ce qui a été convenu au moins pour cette fois, il sera toujours possible de suggérer des modifications pour la prochaine fois
• On communique (bis) : à l’heure des mails / SMS / téléphone illimités, il n’y a AUCUNE excuse pour ne pas s’informer mutuellement de ce qui a déjà été fait ou pas

 

On assume ses erreurs

éviter conflit association assumer chouponlineDans une autre association, l’animatrice qui n’était pourtant pas supposée gérer les inscriptions, annonçait des tarifs TRES fantaisistes aux futurs participants. Puis elle suppliait que la présidente ne la discrédite pas en faisant payer le prix normal.  Tant pis si l’association subissait un manque à gagner. Difficile de dénouer le conflit avec le trésorier. Notons que tout le monde a le droit de se tromper, à condition de ne pas en faire subir les conséquences aux autres.

Pistes d’amélioration pour ne pas être au centre d’un conflit financier:
• On reste prudent, en annonçant des prix « environ »
• On renvoie poliment vers la personne responsable « elle vous dira mieux que moi »
• On s’excuse de s’être trompée et on paye la différence dont on est responsable. Apaiser le conflit est une priorité pour la pérennité de la collaboration.

 

 

Désigner une personne référente

 

Une seule personne référente par mission

 

éviter conflit association coordinateur chouponlineLe mieux pour résoudre les conflits, c’est de ne pas les provoquer.

Ainsi, je vous conseille que chaque dossier soit confié à 100% à une personne qui en est responsable. Ce qui ne veut pas dire qu’elle qui fait tout de A à Z.  Mais chacun en réfère à elle, qui connait tous les détails et l’état d’avancement du projet. Une attitude aussi respectueuse des protagonistes évite l’agressivité réciproque.

 

 

 

 

Exemple courant, celui des vide-greniers:
Bien sûr qu’il faut plusieurs bénévoles pour les affiches, pour noter les réservations, pour prévoir le stand etc… Une seule et même personne sait qui fait quoi quand où comment.
• Le nombre de repas à commander au traiteur ? C’est la référente qui sait.
• Le métrage réservé par Mme indécise ? C’est la référente qui sait.
• Aller à la mairie chercher les clefs de la salle? C’est la référente qui sait qui et quand.

 

Bien sûr, la prévention des conflits passe par la répartission des missions selon les gouts et compétences de chacun.
• Pas gloup : la timide qui doit réclamer des lots chez les commerçants
• Très gloup : l’ado mature qui anime les réseaux sociaux de l’association. Ce qui ne dispense pas une formation sérieuse.

 

Prévoir la transmission de responsabilité

éviter conflit association dossier chouponline

La transmission des responsabilité est un travail au long court qui demande beaucoup d’anticipation. Il est recommandé de régulièrement mettre par écrit toute la procédure. Par exemple après chaque grand évènement, un bilan avec la personne référente formalise les évolutions depuis  la dernière session.

Toujours pour l’exemple d’un vide-grenier sans dispute.
• Dimension des tables et quantité disponible
• Plan de la salle
• Nom de la personne à contacter à la mairie
• Prix des fournitures de la buvette et quantité utilisés.

 

En première intention, cette habitude permet d’améliorer l’organisation d’année en année. Surtout il est essentiel de ne pas perdre une précieuse expérience si par malheur la personne référente n’était plus disponible pour assurer la mission. Par ailleurs, cette méthode est efficace pour la prévention des conflits. En effet, remplacer un ou une bénévole à l’improviste peut provoquer des tensions entre parties adverses. La transmission est moins conflictuelle avec un dossier où tout est noté avec précision.

 

 

Pour trouver de l’aide et avoir des conseils adaptés à votre situation,

prendre un RdV avant que ce soit la guerre

 

 

Pour aller plus loin sur le sujet, en particulier dans le milieu sportif ou au sein d’associations assez importantes pour avoir des employés, je vous recommande cet article http://charente.franceolympique.com/art.php?id=7665

 

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