En tant que bénévoles d’associations, nous avons l’habitude des forums du même nom, souvent organisés par notre commune en prévision de la rentrée scolaire. Chacun a un stand pour présenter ses activités et convaincre le public d’adhérer soit en tant que participant à une activité soit en tant que bénévole pour soutenir notre cause.

Le Forum National des Associations, c’est tout autre chose… déjà les associations sont du côté des visiteurs !! Quelques-unes dont la mission est un service aux autres associations tiennent un stand, souvent rikiki pour cause de tarifs douloureux. D’ailleurs le prix du billet d’entrée pique beaucoup lui aussi : 200 € en version « économique », en plus des frais de déplacements, éventuel logement etc.

Autant vous dire que si je n’avais pas été gentiment invitée par Cécile Chassefeire, avocate spécialisée en droit des associations (Camino Avocat), je n’aurai pas pu y aller. Surtout pas en tant que présidente d’un club de loisirs créatifs de moins de 30 adhérents.
Je profite de l’occasion pour remercier l’adorable Laura Ciriani, consultante en communication, qui m’avait parlé de cet événement auquel participaient ses clients, l’association ADEMA et Camino Avocat

C’est pour qui alors ce Forum National des Associations??

En principe pour tout le monde, mais en vérité cela concerne surtout les associations importantes disons, de plus de 50 adhérents et/ou avec des employés. Avec une envergure régionale, voire nationale ou internationale.

Votre association ne rentre pas dans ce cadre ?
Restez !! J’ai des choses pour vous…

Ce bilan de visite est en 2 parties : ambiance générale du Forum National des Associations puis ce que j’y ai repéré pour vous, pour nous, présidents, bénévoles ou participants des « petites associations ».

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Ambiance fric au Forum National des Associations 2018

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Je ne vais pas me faire que des amis, mais il y a très clairement un monde associatif à 2 vitesses.

Le 1er panneau que j’ai vu en face de l’entrée parlait de « levée de fonds »…. Pas « subvention », hein ! Notez la nuance… le suivant était celui d’un « cabinet de recrutement DRH ». Plus loin une banderole annonçait «digitalisez votre collecte de dons » et une autre « optimisez votre financement participatif », juste à côté d’une « agence de conseil en communication ». De nombreux cabinet d’experts-comptables, des commissaires aux comptes et quasiment toutes les banques proposaient des conseils en placement, investissement et défiscalisation etc…  . C’est bien simple, j’ai cru m’être trompée de hall et visiter un salon pour Start-up.

Ah bon ?! Mais qui expose alors ?? Voilà une synthèse de ce que j’ai vu sur place:

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Des conférences

La plupart des conférences étant animées par des entreprises exposantes, les intitulés étaient bien sûr dans ce « mouv’ » où l’argent prédomine. A noter, des intervenants prestigieux dont un ministre en poste et un ancien président de la république.

Entre « mécénat et action territoriale », « éthique de la gouvernance et efficacité économique », ou « opportunité de l’investissement immobilier », j’ai eu du mal à trouver des sujets qui parlent humains ou proximité ou alors avec des titres ronflants comme « contributions volontaires en nature » (comprenez « bénévoles »).

Au dernier moment, j’ai renoncé à mes réservations pour privilégier le contact relationnel (cela vous étonne ?!) et prendre le temps de discuter avec les exposants, selon les cas avec ma casquette « présidente d’association » ou « web-boss de choup.online ».

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De la lecture

Si vous avez besoin d’information sur le « bilan comptable et obligations fiscales  des associations », ou « gérer la prise de risque  du dirigeant associatif »  par exemple, il y a ce qu’il faut PARTOUT : beaucoup de documents de qualité sont en libre-service tout au long des allées. J’ailleurs je suis revenue avec plusieurs kilos de paperasse sous le bras. Je vous ferai un résumé quand j’aurais lu tout çà.

Plusieurs librairies ou maisons d’édition présentaient leurs ouvrages hautement spécialisés. Que du lourd. Certains titres m’ont donné mal à la tête…

Sans oublier quelques magazines, très pointus, publiés par des entreprises en annexes de leur service marchands.

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Des organismes d’aide aux associations.

A partir de là, sur chaque stand, je demandais « vous vous adressez à des associations de quelle envergure ? »…

L’équipe des DLA (dispositif local d’accompagnement) m’a parlé des « petites associations de moins de 1 à 10 employés» (sic !!). Un peu plus loin, Chorum, mutuelle réservée aux employés associatifs animait son stand avec un jeu sur le management bienveillant, la prévention du harcèlement au travail, pour être plus précis . OUI, on parle de personnes qui sont salariées par des associations…..

La bénévole de IDEAS m’a expliqué sa mission autour des « bonnes pratiques associatives » en particulier grâce à des audits qui vérifient si les procédures internes mises en place au sein de l’association sont respectées et efficaces. Ce qui suppose déjà un règlement intérieur  bien plus épais qu’une simple page.

l’ADEMA (association pour le développement du management associatif)  m’a présenté son programme de formation sur plusieurs mois pour dirigeants d’associations à 500€ la journée. Soit dit en passant,  le contenu est professionnalisant, avec à la clef un diplôme en partenariat avec l’Ecole des Mines ParisTech. Les intervenants sont des spécialistes de très haut niveau.

Cette formation est un de mes objectifs personnels pour augmenter mon expertise et mieux répondre aux moyennes associations (de 50 à 200 adhérents ou bénévoles) qui rejoignent la communauté Choup ou me consultent pour des conseils personnalisés !!

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La mode des logiciels tout-en-un

C’est LA grande tendance actuelle. Les logiciels TOUT en UN qui parlent de « pilotage d’association ». Attention à ne pas confondre avec un site « multi-services » comme Choup.online. Ils peuvent être complémentaires, pour une bonne raison, c’est que je ne ferai jamais le travail que leur ordinateur fait pour vous et ils ne feront jamais le travail de communication personnalisée que je fais pour vous.

Comment ça marche ?

C’est un logiciel dans lequel vous rentrez vos différentes données (nom, adresses et mail des adhérents, dépenses et recettes etc..). Ce que vous faites déjà, mais sur plusieurs logiciels séparés: les mails dans une messagerie, la comptabilité dans un tableur (ou un cahier ?!), etc… A partir de là, si vous souhaitez par exemple faire un mail à vos adhérents dont c’est l’anniversaire ce mois-ci, le logiciel prépare la liste selon votre sélection « date de naissance / décembre », ou si vous voulez savoir à quelle fréquence vous renouvelez le stock de café, le logiciel vous sort la liste de tous les paiements correspondant sur une période que vous choisissez etc… Ce sont de formidables outils de travail moderne. Ces logiciels ont des services, et des tarifs adaptés aux différentes tailles d’associations. L’un des représentants m’a dit viser « les associations de plus de 1000 adhérents », une fédération de sport par exemple.

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J’y vois quelques freins!!

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Le logiciel est « en ligne »

=>Pas de connexion internet, pas de possibilité de travailler

=>VOS informations sont sur LEUR ordinateur.

On n’est jamais à l’abri d’un usage frauduleux, par exemple vente de VOTRE fichier à des sociétés de démarchage par courrier, par téléphone et par mail, vu que vous avez rentrez les 3 types d’informations ! (Attention ! je ne dis pas qu’ils le font, mais que techniquement c’est possible !).

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Le prix est celui d’un abonnement mensuel, pas celui d’un achat définitif.

Le moins cher d’entre eux annonce « 20€/mois pour 50 adhérents maxi ». Soit une dépense de 240€ par an. Pour 51 adhérents, vous passez à la tranche tarifaire supérieure. Les frais bancaires liés aux encaissements en ligne sont en plus de l’abonnement.

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L’informatique et vous….

L’aspect tout-en-un donne une impression de facilité mais en avez-vous vraiment besoin ou saurez-vous en tirez tout le bénéfice ?

Si vous maitrisez les outils numériques,

vous avez déjà vos outils. Vous avez surement déjà construits votre tableau de comptabilité, vos listes d’adhérents etc… sachez bien, qu’il faudra tout reprendre à zéro. Le gain de temps ne se verra que lorsque vous aurez fini de rentrer toutes les données. Pendant quelques années vos informations seront réparties sur 2 supports : votre ancien système traditionnel et le logiciel tout-en-un…. A moins que vous ressaisissiez tout depuis le début de votre association ?!

Exemple concret : Lorsque mon club de couture a organisé une conférence « costume de scène, de l’idée à la réalisation » j’ai contacté TOUTES les adhérentes du club, anciennes et nouvelles. Aprés 7ans seulement d’existence de l’association, il y en a eu du changement!.

Si vous ne maitrisez pas du tout les outils numériques,

Pas sûr que vous soyez le meilleur utilisateur de ces produits high-tech… il vous faudra apprendre à vous en servir avant de pouvoir en faire quelque chose.

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Le jour où vous décidez de changer de logiciels, il faudra tout recommencer !!

Pour vous éviter ce travail ou ne pas lasser un bénévole, vous préférerez continuer ainsi, même si le service ne vous convient pas vraiment, même si le tarif augmente. Vous êtes un peu pris en otage.

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Ces logiciels annoncent gérer aussi votre communication digitale.

Ce qui concrètement signifie que VOUS écrivez le texte et qu’ensuite ils le partagent automatiquement sur vos différents comptes Facebook, Instagram etc…… qu’il faut avoir créés ET connectés au logiciel

=>  Cette communication reste interne à votre propre association, sans élargir votre public.

=> Les réseaux sociaux détectent les publications automatiques et les sanctionnent en les diffusant moins bien.

=> Les regroupements des statistiques sont intéressants si vous avez des connaissances en marketing digital

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Cerise sur le gâteau: la création d’un site pour votre association!

Il y a tant à dire qu’un article entier y sera consacré plus tard… des amis spécialisés dans la création de site internet vont nous expliquer tous les points importants à surveiller plutôt que de signer à l’aveuglette.

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Choup.online ne fera jamais votre compta et n’écrira jamais un mail d’anniversaire à votre place. En revanche, ce que JE fais pour vous, c’est de vous faire connaitre auprès d’un nouveau public, le mien. Tous les jours je travaille à élargir la communauté Choup pour élargir VOTRE horizon associatif. Cette communication vient en complément de la vôtre pour vous soutenir dans votre mission.

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Sites de collecte de fonds

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Un des plus grands stands, avec une bonne vingtaine d’employés présents était celui d’une plateforme de collecte et de paiement en ligne. Ces sociétés fleurissent dans tous les domaines, chacun avec sa façon de fonctionner et surtout de communiquer sur ses prix. Il y a un travail et un service rendu, donc il est normal qu’ils soient payés. En tant que présidente d’association je ne conçois pas d’utiliser ces services en me disant « on n’est pas obligés de payer » ou en diffusant ce message à mes participants. C’est déloyal envers l’entreprise qui fournit ce travail. D’ailleurs un stand de telle ampleur souligne bien l’incohérence le budget nécessaire et un discours annonçant « 100% gratuit ».

Je ne vous mens pas sur les tarifs de la billetterie en ligne de choup.online : le calcul est simple : 10%. Mais c’est vous qui choisissez qui paye :

=> soit l’association prend en charge les frais dans la formule « commission retenue » et c’est gratuit pour le participant

=> soit le participant / adhérents / donateur paye un supplément dans la formule « frais de dossier » et c’est gratuit pour l’association.

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Ce que j’ai repéré pour vous au forum des associations 2018

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Toutes les personnes rencontrées étaient absolument adorables. Et c’était très agréable de discuter avec la crème des experts.

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Sinergy, revente associative clefs en main

Une équipe très sympathique qui puise leur idée dans leur propre expérience associative, celle de parents d’élèves : proposer des produits artisanaux en revente sur catalogue. Comité d’entreprise, associations, le principe est simple : vous recevez un catalogue thématique (chocolat de noël par exemple), vous le diffusez auprès de vos adhérents, de leur entourage respectif etc… vous regroupez les commandes et ne payez que ce qui est livré. L’association bénéficie d’une remise  sur  le montant global de la commande, ce qui lui constitue une marge, donc un bénéfice. Pas besoin de gros effectifs pour utiliser ce service.

Sinergy a publié une annonce sur Choup.online pour vous présenter ses services.

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Ecran photo pour selfie de groupe en complément de vos animations

Voici un service qui a aussitôt évoqué des souvenirs de ma propre expérience associative : une soirée déguisée et une séance « photo du père noël ». Une vraie galère pour installer le photographe bénévole dans une zone sécurisée, imprimer la photo ou noter l’adresse mail pour envoyer le ficher (sans se tromper de photo !).

« Selfiebox» propose à la location un appareil bien pratique. Une sorte de photomaton pour les groupes: la personne ou le groupe qui prend la pose voit la future photo en temps réel. Quand c’est dans la boite, il est possible d’imprimer immédiatement la photo en plusieurs exemplaires. L’écran tactile permet aussi d’envoyer tout de suite la photo à une adresse mail ou par sms. En quelques instants la photo est sur les réseaux sociaux des heureux bénéficiaires !

Le prix est très raisonnable : Environ 500€ la soirée pour 400 photos en formule de base.

A ce tarif, une association qui organise un évènement grand public peut opter soit pour la photo offerte soit de faire payer la photo imprimée, disons 2€ et donc faire une marge pour financer sa mission.

Quelques exemples d’utilisation idéale : Carnaval et photo du père noël bien sûr, arrivée d’une course caritative de type «Color me Hope », animations d’histoire vivante,  etc… bref toutes les occasions où les participants voudront garder un souvenir et le partager.

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Conclusion de cette visite au Forum National des Associations 2018

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Il y a tellement à voir qu’il est impossible de tout voir. Choisir c’est renoncer… horreur !!

Cette année, j’ai privilégié les stands. Si j’ai la chance de pouvoir y retourner, je consacrerai mon temps de manière exclusive soit aux conférences soit aux ateliers. Un roulement sur les 3 pôles « exposition / technique / pratique » me permettra d’actualiser mes connaissances sans lassitude d’une année sur l’autre.

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