Une secrétaire indépendante pour la gestion administrative d’une association

Anne-Sophie est secrétaire indépendante à distance. Son entreprise NOTA Secrétariat accompagne les professionnels, associations et particuliers dans leur quotidien administratif. Elle a l’habitude de La gestion administrative d’une association . Pourtant elle trouve cette mission trop méconnue. Son travail de secrétaire indépendante recoupe plusieurs tâches telles que la rédaction de documents, l’assistance en commercialisation,  ou encore la gestion des adhérents.

Chaque association, grande ou petite, est concernée par la gestion de tâches administratives. Cette gestion est décisive pour le bon fonctionnement de l’association. Chaque structure est libre d’attribuer cette gestion à qui lui convient: des membres du bureau, des bénévoles, du personnel en interne ou des prestataires extérieurs, comme une secrétaire indépendante.

C’est ce dernier format de gestion administrative d’une association dont nous allons parler dans cet article. En effet, les associations utilisent très peu l’externalisation de tâches administratives. Pourtant elle présente de grands avantages.

D’abord privilégié par les grandes entreprises, c’est aujourd’hui un mode de travail de plus en plus utilisé par les indépendants et les petites entreprises qui y trouvent une gestion simplifiée. Mais, qu’en est-il des avantages pour les associations et quelles missions externaliser ?

Ces deux questions sont fondamentales.

Votre association a-t-elle intérêt à externaliser une partie de son administration? Et surtout quelles tâches peuvent être confiées à une secrétaire indépendante qui travaillera pour vous à distance?

Détaillons ensemble ces deux points.

Quels avantages à externaliser la gestion administrative d’une association ?

Déléguer la gestion administrative d’une association à une secrétaire indépendante signifie que l’on souhaite optimiser son fonctionnement et dégager du temps pour d’autres activités.

Si la gestion administrative d’une association fonctionne bien, il n’y a pas de raison d’en changer le fonctionnement. En revanche, l’externalisation peut vous intéresser si vous vous reconnaissez parmi les cas suivants:

• => les administrateurs ou les bénévoles manquent de temps pour assurer la gestion administrative d’une association
• => votre association ne trouve pas les compétences nécessaires parmi ses membres ou ses bénévoles (maîtrise bureautique, de logiciels
• => votre activité est variable et ne permet pas à l’association de s’engager à long terme sur un contrat d’embauche
• =>le budget de l’association n’est pas suffisant pour embaucher une secrétaire en interne>== votre association doit gérer une surcharge de travail temporaire
• => des membres ou des bénévoles sont momentanément absent.

Les associations dans ces cas de figure sont souvent face à une problématique sans réelle issue : manque de temps, de ressources humaines pour la gestion administrative et manque de moyens financiers pour y faire face via une embauche. Une problématique également rencontrée dans le secteur privé dont les acteurs trouvent sa solution via l’externalisation de services auprès d’une secrétaire indépendante.

Les travailleurs freelances sont la version moderne des agences d’intérim. Une secrétaire indépendante est une freelance.

Avantages principaux d’une secrétaire indépendante

Une optimisation du budget

 La maîtrise de son budget est le nerf de la guerre pour les associations. Faire appel à une secrétaire indépendante permet de confier une mission adaptée à vos besoins réels, qu’ils soient ponctuels ou tout au long de l’année.

La secrétaire indépendante intervient à la demande. Elle propose des prestations à la carte, à l’heure, au forfait ou à la tâche. Il est donc possible de faire appel à des prestataires différents selon les compétences que vous recherchez.

L’externalisation de services se conclut par la signature d’un devis. Puis le paiement se fait à réception d’une facture. Vous payez donc la prestation effectivement réalisée pour un budget réellement optimisé.

Par ailleurs, votre association n’aura pas de charges salariales à prévoir (congés payés, indemnisations, RTT, taxes diverses sur les salaires). Ces sommes sont déjà incluses dans le prix, sans surplus ni financier ni déclaratif pour vous. Cela est un gros avantage. En effet,  la gestion du personnel nécessite des compétences certaines et un engagement vis-à-vis du salarié.

Anne-Sophie précise en exemple:

Chez Nota Secrétariat, je propose des packs personnalisés selon les demandes.

Je fonctionne vraiment à la carte, car chaque demande est unique . Les tarifs varient selon les tâches confiées et le nombre d’heures aussi.

Un gain de temps :

 Nous l’avons un peu évoqué, confier une mission à une secrétaire indépendante permet de se libérer du temps. Vous ne perdez plus d’énergie à la gestion administrative d’une association. Toutes ces heures libérées peuvent être utilisées pour des missions à plus forte valeur ajoutée pour votre cause associative : organisation de manifestations, recherche de partenaires, …

Au final, externaliser la gestion administrative d’une association n’a de sens que si vous avez un réel avantage supplémentaire en comparaison à une solution déjà mise en place en interne.

Quelles tâches confier à une secrétaire indépendante?

Il faut bien garder en tête que vous allez confier une mission à une secrétaire indépendante, prestataire extérieur, avec qui vous allez échanger principalement, si ce n’est uniquement, à distance. Toutes les tâches ne peuvent donc pas être externalisées. A à moins de trouver une secrétaire indépendante proche de chez vous et qui accepte d’intervenir sur site
Voici quelques exemples de tâches les plus souvent externalisées par les associations:

Rédaction et mise en page.

 La vie associative est rythmée par les assemblées générales, les conseils d’administration ou les réunions de travail. La rédaction des procès-verbaux est très énergivores en temps…. Surtout quand on n’a pas une maitrise parfaite des outils de bureautique. Confier cette mission à une secrétaire indépendante peut être très intéressant pour l’association. Pour cela il suffit d’enregistrer votre réunion et de communiquer l’audio à votre secrétaire indépendante qui rédigera le compte-rendu selon vos directives.

L’aide à la préparation de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau est également une mission qui peut être externalisée sans soucis : envoi des convocations, réception des confirmations de présence, rédaction et diffusion des procès-verbaux. La rédaction peut également concerner d’autres documents de communication internes ou externes, comme les courriers, les bulletins d’information, les publicités etc. … Votre secrétaire indépendante peut également être chargée d’actualiser vos supports de communication en ligne tels que les réseaux sociaux ou les sites Internet.

Assistance commerciale

 Une partie de la gestion des adhésions peut également être gérée à distance comme l’envoi des formulaires d’adhésion, leur réception et leur enregistrement pour mise à jour de vos tableaux de bord.

 Beaucoup d’associations me disent « profiter du moment des adhésions pour faire du relationnel » !!

Quel relationnel quand on est occupé à cocher des cases sur un formulaire, demander 2x l’orthographe d’un patronyme et ranger 3 chèques ????? ….

Sans compter que bien souvent, ce travail administratif est pris sur le temps de l’activité… payé comme telle par les participants.

Une maman me racontait que chaque année, en septembre, tous les cours de gym de sa fille sont tronqués de 15 ou 20 minutes à attendre que la prof s’occupe de la paperasse avec les nouveaux.

Votre secrétaire indépendante peut également suivre les paiements et les facturations clients / fournisseurs…. et effectuer les relances nécessaires.

Prospection et mise à jour des bases de données.

 Certaines associations mettent en place une véritable stratégie commerciale avec la création de bases de données qualifiées. Votre secrétaire indépendante pourra tout à fait travailler sur cette qualification, la mise à jour des données, comme à la prospection.

Comment choisir une secrétaire indépendante de confiance ?

La confiance est primordiale dans cette relation à distance. D’autant que le prestataire est un travailleur indépendant. Il faut donc s’assurer de son professionnalisme et de la qualité de son travail.

 Une professionnelle, une vraie

Plusieurs informations sont donc à contrôler en amont :

• => vérifier que le prestataire soit bien déclaré et qu’il dispose d’un numéro SIRET
• => vérifier que son entreprise est bien enregistrée en France
• => ne pas hésiter à prendre contact par téléphone ou par Skype. Ce type d’échange peut vous mettre la puce à l’oreille sur les compétences réelles de la personne.

 Les freelances ont souvent un site ou des comptes sur les réseaux sociaux. Une recherche vous permettra rapidement de trouver des avis et d’avoir un aperçu de sa réputation professionnelle.

 Vous pouvez tout à fait proposer au prestataire un contrat de quelques heures pour commencer pour évaluer son travail. Puis, si vous êtes satisfaits, renouveler le devis.

Aussi, privilégiez une secrétaire indépendante qui acceptera de respecter votre charte graphique et livrera un document en version modifiable. Surtout si vous souhaitez confier l’externalisation de rédaction. Cela vous permettra de ne pas ressaisir tout le document afin d’intégrer votre logo et typographie. Et en plus, cela vous laissera la possibilité d’ajouter quelques mentions de dernières minutes si besoin sans repasser par la secrétaire  indépendante qui pourrait vous facturer cette modification.

Considérez que vous avez payé, donc acheté le document.

Une fois la prestation payée, il vous appartient à 100%.

Quand vous achetez une maison, c’est votre nom sur la boite aux lettres et c’est vous qui avez toutes les clefs, pas l’agent immobilier. Vous devez être autonome sur votre document et il doit correspondre à vos besoins sans que vous ayez besoin de refaire le travail.

 Privilégiez également une secrétaire indépendante afin de bénéficier d’un interlocuteur unique sur la totalité de la mission. Celui-ci connaîtra vos besoins et vos contraintes si la mission est régulière.

Vous gagnerez encore du temps en faisant toujours appel à la même personne.

Votre secrétaire indépendante vous connait de mieux en mieux. Petit à petit vous aurez mis en place des codes et processus de travail. Tout cela n’est plus à refaire.

Travailler ensemble

La coordination pour la gestion administrative d’une association n’est pas différente avec une secrétaire indépendante ou avec des bénévoles.

L’organisation sera la même pour l’association.

Habituellement, une personne référente de l’association est en contact avec la secrétaire indépendante pour expliquer la mission. Elle assure le relais avec le conseil d’administration. Ensuite, selon la durée de la mission, il est convenu des détails de la collaboration : point chaque jour, ou par mois, par téléphone, mails ou sur des agendas partagés, partage de documents via dropbox (ou Google doc) par exemple. Cela dépend bien sûr des missions confiées, des outils qu’utilisent l’association et de la place qu’elle souhaite donner à la secrétaire indépendante. Certaines associations préfèrent que la secrétaire indépendante prenne les choses en main. Dans ce cas, c’est elle qui est en contact direct avec les autres prestataires, le cabinet comptable.

En résumé

Pour externaliser une partie de la gestion administrative d’une association, il faut clairement définir les avantages que votre association souhaite en tirer et quelles tâches peuvent être confiées à une secrétaire indépendante.

Ensuite, vous pourrez prendre contact avec différentes secrétaires indépendantes et comparer leurs offres. Les tarifs varient selon les missions que vous souhaitez confier,  les compétences que cela demande, le volume de travail délégué et l’urgence de la livraison.

Plusieurs solutions existent pour la gestion administrative d’une association. Il suffit simplement de trouver l’offre qui vous correspond et la secrétaire indépendante en laquelle vous aurez toute confiance !