Transition numérique d’une association organisme de formation

« Move On, jeunesse en mouvement » est une association organisme de formation qui accompagnement des jeunes adultes de 16 à 30 ans vers l’insertion professionnelle. Son dispositif de formations courtes accompagne aussi le retour à l’emploi et la reconversion de personnes souhaitant devenir formateur indépendant.  Nous avons travaillé ensemble à la transition numérique de leur communication.

Le Choup-défi

Cette association organisme de formation a été la toute première à rejoindre le programme Choup « Mon atelier de communication » avec un abonnement immédiat de douze mois.

A l’origine, nous devions surtout travailler la communication sur les réseaux sociaux mais la crise sanitaire et les différents épisodes de couvre-feu et/ou confinement ont conduit à une transition numérique de toute l’association, devenue urgente pour adapter aux nouveaux enjeux la communication interne et externe mais aussi le projet bénévole lui-même.

Le déclencheur 

Esther Moumbé, la présidente fondatrice de l’association organisme de formation « Move On » est aussi préposée à la communication digitale mais n’ai pas vraiment à l’aise avec cette mission bénévole. Son caractère enjoué et dynamique la pousse plutôt vers les relations humaines directes. Pourtant, après le départ de plusieurs bénévoles, elle veut trouver une solution pour recruter de nouveaux bénévoles, attirer plus de participants (c’est-à-dire des élèves aux sessions et animations organisées par l’association organisme de  formation) et si possible aussi convaincre quelques donateurs soutenant l’éducation populaire.

L’état des lieux

Dès la première consultation privée, je me rends compte que le problème de communication de cette association organisme de formation est plus profond que ses publications sur les réseaux sociaux : son positionnement n’est déjà pas clair en interne. Les besoins de transformation impliquent aussi de repenser le processus de recrutement des bénévoles et des participants. Transformer l’organisation interne est une mutation annexe et imprévue pour s’adapter aux nouveaux usages. Le management bienveillant de cette présidente associative a convaincu ses collaborateurs d’être acteurs de la transformation en prenant tous ensemble le virage numérique.

Je peux vous dire qu’à ce moment-là, il n’était pas du tout question d’envisager une transition numérique pour l’association :

L’urgence était de définir la cible des activités associatives et de simplifier la grille de tarif !! Sous cette impulsion, l’écosystème est revu pendant que la transformation des ressources humaines donne une nouvelle maturité au projet associatif.

En effet, aucune solution numérique n’aurait pu être efficace sans une stratégie de communication précise et une expérience utilisateur réussie. Les nouveaux outils ne sont pas des baguettes magiques et la transition numérique de la communication n’est pas une fin en soi.

La communication de prospection pour faire connaitre l’association à but non lucratif ne pouvait pas s’appuyer sur un terrain aussi imprécis. Ce flou caractérisait aussi les publications sur les réseaux sociaux dont l’ensemble ne permettait de comprendre l’activité de cette association.

Le travail réalisé ensemble

Grace à son implication bénévole pour suivre mon accompagnement avec régularité, Esther a pu avancer très vite et même aller au-delà de la demande initiale en communication associative. En effet, initialement la transition numérique de l’association n’était pas du tout prévue.

Esther n’a raté aucune séance de consultation personnalisée et après chacun de ces entretiens privés, elle a tout de suite mis en application ce que je lui avais proposé. De sorte que lors du rendez-vous suivant nous pouvions passer à un nouveau point de progression.

Travail à partir de la demande initiale

Cette association organisme de formation a commencé l’accompagnement à la communication de « mon atelier de communication » avec une idée précise : que les outils en place soient plus impactants.

Voici ce que nous avons travaillé pendant les séances de consultation individuelle. Pour accompagner les transformations opérationnelles, j’ai tenu compte de la situation réelle de cette association loi 1901 et des supports de communication déjà existants.

• Définition de 3 cibles distinctes pour la stratégie de communication : les bénévoles, les élèves jeunes ou pro, les donateurs.
• Sondage d’opinion pour déterminer l’évolution de l’association organisme de formation selon les souhaits des personnes impliquées ou concernées
• Réflexion sur une grille de tarifs plus simple et surtout en adéquation avec la place de chacun au sein de l’association.
• Liste sémantique à partir des mots utilisés dans les réponses au sondage. Ce sondage a constitué le premier levier de la transformation vers des activités digitales.
• Ligne éditoriale distincte selon chaque cible afin que tous les lecteurs se sentent concernées à tour de rôle.
• Définition d’une charte graphique homogène avec le logo
• Construction de matrices visuelles pour les publications sur les réseaux sociaux
• Mise en forme de la biographie et de la présentation visuelle du compte Instagram
• Mise en forme et contenu des textes publiés sur les réseaux sociaux
• Choix des hashtags selon des critères statistiques
• Tri des abonnés (followers) et des abonnements en adéquation avec l’activité d’organisme de formation de l’association
• Méthodologie de prospection sur les réseaux sociaux selon les critères définis ensemble pour chaque cible.

Avant l’accompagnement en communication

• Des publications improvisées à la dernière minute
• Aucune ligne éditoriale
• Aucune charte visuelle

Depuis l’accompagnement en communication

• Des contenus cohérents selon une ligne éditoriale réfléchie
• Des matrices de publications homogènes avec les couleurs du logo
• Une biographie complète, illustrée et optimisée pour l’algorithme

Travail pour la transition numérique

La crise sanitaire de la Covid 19 et les périodes de confinement ou de couvre-feu ont accéléré l’évolution numérique des supports de travail pour cette association organisme de formation. En effet, une session présentielle était déjà programmée au moment où toutes les activités de groupe ont été interdites. Pour sauver cette formation, Esther a dû adapter ses contenus et réinventer son organisation pour proposer de nouveaux services : webinaires et conférences en ligne. La continuité pédagogique en mode association loi 1901. Cette proposition convenait bien à la population des apprenants, jeunes, connectés et déjà à l’aise avec la culture digitale.

Pour cette transition numérique de la formation nous avons travaillé :

• Les outils numériques simples et à disposition immédiate
• La forme de la vidéo selon les contenus à transmettre
• L’utilisation des enregistrements
• Le potentiel des formations vidéo en ligne

En parallèle, Esther a dû aussi se former aux outils de transformation grâce aux nombreux tutoriels présents gratuitement sur Internet. Donc elle a complété l’accompagnement à la communication par beaucoup de travail personnel pour acquérir de nouvelles compétences techniques et réussir la transition numérique de son parcours élèves au plus vite.

Avant la transition numérique

* Formation présentielle

* Photo publiée en l’état

* Pas de message visuel 

Depuis la transition numérique de l’association

* Formation en ligne

* Photo pro insérée dans une matrice

* Message visuel aux couleurs du logo 

Résultat d’une année d’accompagnement à la communication

L’association organisme de formation « Move on » a surtout utilisé deux piliers de l’accompagnement Choup : les ressources pédagogiques de la bibliothèque thématique et les consultations individuelles.

Ce qui est fini

La transition numérique d’une association ne se limite pas à ouvrir un compte sur les réseaux sociaux. Encore faut-il en faire bon usage pour être efficace.

C’est ce qu’a appris cette association dans le cadre de l’accompagnement à la communication de Choup. « Mon atelier de communication » a insufflé une culture de la communication digitale dans l’équipe de bénévoles et d’intervenants. Même évolution numérique pour les parcours de formation à la professionnalisation proposés aux stagiaires.

Instagram

Désormais le compte Instagram de « Move on » est sur de bons rails. Il est le point de départ de leur stratégie de transformation numérique. Esther a son plan d’action pour continuer à le développer. IL est agréable à regarder. Les informations sont claires et les publications efficaces. D’ailleurs une autre association à but non lucratif vient de contacter l’équipe de « Move On » via la messagerie privée d’Instagram pour proposer une collaboration où les compétences d’un organisme de formation sont requises.

Formation en ligne

Les blocages techniques et psychologiques ayant été dépassés, les fondations sont établies pour une formation en web-vidéo.

La première mouture a répondu à l’urgence pour sauver l’activité d’une association organisme de formation dont les ressources et l’engagement étaient menacés. Cette version créée sans aucune anticipation ni souci de perfectionnisme a permis d’engager la transition numérique des formations proposées. Maintenant tout est en place pour améliorer les contenus vidéo ainsi que leur diffusion. Une démarche-qualité augmentera son attrait pour tous les financeurs, élus locaux et partenaires sociaux. De plus, il est prévisible que la contribution des entreprises s’accentue au fur et à mesure que la transition numérique augmentera la visibilité de l’association et de ses actions.

Ainsi, la transition numérique de cette association ouvre de nouvelles perspectives à sa mission.

Ce qui reste à faire pour une transition numérique complète

En un an, il n’aurait pas été possible d’envisager une transition numérique à 360° pour une association loi 1901 avec une bénévole assumant à elle seule la triple charge de présidente, formatrice et chargée de communication. L’équipe a donc établi ses propres priorités, celle des réseaux sociaux, cohérente avec leurs cibles, jeunes et actives.

Maintenant que ces compétences sont acquises et que les supports sont fonctionnels, il pourrait devenir les facteurs d’une transformation numérique plus approfondie. Je préconise un nouveau développement pour la communication digitale de cette association organisme de formation:

• Une newsletter pour les adhérents et / ou les bénévoles qui s’inscrit dans la ligne éditoriale des réseaux sociaux de l’association.
• Le référencement du site internet déjà existant mais pas encore optimisé selon les critères de l’algorithme Google
• L’automatisation des formations en ligne pour libérer du temps aux bénévoles formateurs et augmenter le nombre d’adhérents participants
• L’intégration d’un module « communication digitale » aux formations proposées pour appuyer l’employabilité des participants.
• Une demande de subventions pour investir dans des outils professionnels de communication digitale et ainsi amplifier la transition numérique amorcée cette année.

Avis de Esther Moumbe à propos de « Mon atelier de communication »

« Grace à ta grande connaissance des associations, tu ne proposes pas une communication à tout va, déconnectée de la réalité mais au contraire, « mon atelier de communication » prône une communication parfaitement adaptée au monde associatif avec les moyens financiers et humains dont on dispose réellement.

Au départ j’étais très réticente aux réseaux sociaux parce que j’en avais une mauvaise image et que je ne voulais pas « raconter ma vie » sur internet. La méthode Choup m’a permis de m’y mettre en douceur, surtout en m’aidant à trouver quoi dire.

Avant je communiquais pour communiquer mais le travail que nous avons réalisé ensemble sur la cible de mon association organisme de formation m’a permis de distinguer trois groupes et de mieux orienter mes messages en fonction de chacun.

D’ailleurs suite à ce travail, notre équipe a rédigé un document de référence sur les différents acteurs de notre association en tant qu’organisme de formation. Cela nous a permis de prendre conscience de notre structure profonde et de formaliser les contacts selon nos objectifs. Maintenant nous savons tout de suite où est la place d’une nouvelle personne.

Dans l’ensemble, on peut dire qu’améliorer la communication de notre association organisme de formation nous a permis de professionnaliser notre démarche, même si nous restons sur des valeurs d’association à but non lucratif. Nos partenaires institutionnels, sociaux ou associatifs nous perçoivent comme sérieux. D’ailleurs malgré la crise sanitaire, nous recevons plus de propositions.

En fait, tout était là, mais dans le désordre et surtout sans réflexion. La méthode Choup nous a poussés vers plus d’organisation, ce qui nous a libérés du temps. Parfois j’ai même l’impression d’avoir oublié quelque chose tellement je suis étonnée d’avoir du temps libre.

La bonne surprise c’est que cette meilleure gestion du temps et du travail de communication, nous conduit aussi à une meilleure gestion de l’association elle-même.

Au final, j’en tire plus de sérénité dans mon rôle de présidente et de bénévole chargée de communication. D’ailleurs l’équipe soulignait il y a peu qu’ils ressentaient ma nouvelle motivation et le plaisir que je prends à publier sur les réseaux sociaux.

Dans le cadre de la crise sanitaire, « mon atelier de communication »  m’a poussée et aider à maintenir, puis développer nos formations sous forme digitale. Sans la transition numérique de notre association, nous serions à l’arrêt à cause de la crise sanitaire.

D’ailleurs je me suis surprise à restituer auprès de mes élèves, les compétences en communication digitale acquises à « mon atelier » de Choup. C’est donc une plus-value pour notre communication mais aussi pour le contenu même de notre activité ».